Beleid
Inleiding
Op deze pagina wordt in hoofdlijnen het (financiële) beleidsplan van de gemeente toegelicht. Er wordt ingegaan op:
de manier waarop financiële middelen verkregen worden;
het beheer van financiële middelen;
de besteding van financiële middelen;
toezicht op verkrijging, beheer en besteding van financiële middelen.
Verkrijgen van financiële middelen
Om de werkzaamheden als kerk te kunnen verrichten, worden de financiële middelen op de volgende manieren verkregen:
tijdens kerkdiensten wordt gecollecteerd;
via giften, bijdragen en (mogelijk) legaten;
het houden van verkopingen;
verhuur pastorie.
Bij het verkrijgen van de middelen wordt onderscheid gemaakt in diaconale en niet-diaconale (kerkelijke) middelen.
Bij het beheer en de besteding van de verkregen middelen wordt een strikt onderscheid gemaakt tussen gelden die zijn verkregen voor diaconale en gelden die zijn verkregen voor niet-diaconale (kerkelijke) doeleinden.
Beheer van financiële middelen
Beide categorieën middelen worden op afzonderlijke bankrekeningen ondergebracht, waarbij vanaf de niet-diaconale rekening slechts gelden mogen worden besteed ten behoeve van niet-diaconale doeleinden en waarbij vanaf diaconale rekeningen slechts gelden mogen worden besteed ten behoeve van diaconale doeleinden.
De gelden die zijn bestemd voor niet-diaconale doeleinden worden beheerd en geadministreerd door de penningmeester van de kerk (doorgaans één van de kerkmeesters). De gelden die zijn bestemd voor diaconale doeleinden worden beheerd en geadministreerd door de penningmeester van de diaconie (doorgaans één van de diakenen).
Bij het beheer van niet-diaconale en diaconale middelen wordt zuinigheid en voorzichtigheid nagestreefd. Zuinig beheer houdt in dat de kosten van beheer worden beperkt tot noodzakelijke uitgaven. Voorzichtig beheer houdt in dat de middelen die niet direct worden uitgegeven op een spaarrekening worden ondergebracht.
Bij het beheer van niet-diaconale en diaconale middelen wordt er verder naar gestreefd om, indien mogelijk, reserves te vormen of aan te vullen om middelen ter beschikking te hebben voor verwachte en/of onverwachte uitgaven. Reservevorming voor niet-diaconale uitgaven is vooral nodig als een verbouwing en/of onderhoud van het kerkgebouw of de pastorie zijn te verwachten. Reservevorming voor diaconale uitgaven is van belang omdat tot de gemeenten leden kunnen behoren die gemoedsbezwaren tegen verzekeringen hebben. Deze leden worden met diaconale bijstand ondersteund als zij als gevolg van deze gemoedsbezwaren in hun privé- of gezinsleven in financiële moeilijkheden komen. Het uitgangspunt is dat de omvang van de reserves niet groter dient te zijn dan het bedrag dat redelijkerwijs nodig zou kunnen zijn om verwachte en/of onverwachte uitgaven te dekken.
Besteding van financiële middelen
De financiële middelen die zijn verkregen voor diaconale doeleinden worden uitsluitend aangewend voor de bekostiging van diaconale taken, in het bijzonder het verschaffen van hulp aan leden bij financiële moeilijkheden in hun privé- en gezinsleven en het onder omstandigheden bijdragen in maatschappelijke en sociale noden. Over de aanwending van deze middelen wordt beslist door de diakenen, ofwel de kerkenraad. Bij de besteding van middelen ten behoeve van diaconale doeleinden wordt discreet gehandeld om de persoonlijke levenssfeer van de betreffende leden te beschermen. De financiële middelen die zijn verkregen voor niet-diaconale doeleinden worden uitsluitend aangewend voor de bekostiging van niet-diaconale, kerkelijke taken. In het bijzonder de prediking van het Heilig Evangelie, de bediening van de sacramenten en het geven van catechetisch onderwijs aan de jeugd. Over de aanwending van deze middelen wordt beslist door de kerkenraad. Voor de beslissing aangaande onroerende zaken, wordt vooraf de ledenvergadering van de gemeente geraadpleegd. De belangrijkste uitgaven van de gemeente voor niet-diaconale middelen zijn:
verbouwing, onderhoud, inrichting, verwarming, verlichting en overige lasten van het kerkgebouw en de pastorie;
rente en aflossing van leningen voor de aankoop, verbouwing en/of onderhoud van het kerkgebouw en de pastorie;
(onkosten)vergoedingen van predikanten en andere uitgaven voor preekbeurten van predikanten;
de onkostenvergoedingen van de kerkenraadsleden en kerkmeesters voor de werkelijk gemaakte kosten;
uitgave van een kerkblad;
beschikbaar stellen van faciliteiten om de kerkdiensten thuis te kunnen beluisteren;
kosten van algemeen beheer.
Toezicht op verkrijging, beheer en besteding van financiële middelen
Om te bevorderen dat de gemeente zijn taak in overeenstemming met de grondslag uitoefent en dat alles in verband daarmee eerlijk en ordelijk gebeurt, wordt er toezicht uitgeoefend op de verkrijging, het beheer en de besteding van de financiële middelen die zijn verkregen voor niet-diaconale en voor diaconale doeleinden.
Voor zowel de niet-diaconale als de diaconale middelen houdt het genoemde toezicht in:
periodiek doet de penningmeester (van zowel kerk als diaconie) verslag aan de kerkenraad van de verkrijging, het beheer en de besteding van de middelen;
na afloop van elk jaar doet de kerkenraad verslag aan de ledenvergadering van de verkrijging, het beheer en de besteding van de middelen in dat jaar door middel van het uitbrengen van een financieel jaarverslag aan de ledenvergadering;
op de besteding van de middelen vindt een onafhankelijke controle en toetsing plaats door onafhankelijke commissies uit de leden, welke jaarlijks van samenstelling wijzigen. Er is een aparte controlecommissie voor zowel de niet-diaconale als de diaconale middelen. De bevindingen worden schriftelijk vastgelegd. Tijdens de jaarlijkse ledenvergadering wordt verslag uitgebracht door de commissies;
voor elk van de vergaderingen (kerkenraadsvergaderingen en ledenvergaderingen) wordt een agenda gevolgd; van de vergaderingen worden notulen opgesteld.
